Zapowiedź i powitanie telefoniczne na firmowej infolinii – dlaczego jest ważne i jakie wybrać?
Infolinia i odpowiednie powitanie osoby dzwoniącej to obecnie standard w wielu branżach w biznesie. Dlaczego warto ją mieć i jak wybrać tę najlepszą?
- Zapowiedź lektora na infolinii firmowej – czy jest w ogóle potrzebna?
- Zalety posiadania profesjonalnej zapowiedzi i powitania na firmowym telefonie
- Co powinna zawierać telefoniczna zapowiedź?
- Gdzie szukać najlepszych zapowiedzi i powitań firmowych?
Zapowiedź na infolinii firmowej – czy jest w ogóle potrzebna?
Każdy z nas nie raz miał do czynienia z infolinią. Niektóre z nich są faktycznie przydatne, a inne irytujące. Jednym z czynników, który odpowiada za taki stan rzeczy, jest nagrana zapowiedź i powitanie, które informuje osoby dzwoniące o tym, do kogo właściwie dzwonią i co powinny kliknąć, aby dostać się do działu obsługującego istotną dla nich sprawę. Tego rodzaju rozwiązania są jednak stosowane także w mniejszych firmach, na przykład wtedy, gdy rozmowy przełącza jedna osoba lub na czas po godzinach pracy. Taka forma powitania przez telefon jest obecnie standardem w wielu branżach, a także klienci przyjmują ją lepiej, niż po prostu zwykły sygnał połączenia. Jeżeli więc chcemy usprawnić obsługę telefonów lub poprawić jej jakość, zapowiedź na infolinii firmowej to absolutna konieczność.
Zalety posiadania profesjonalnej zapowiedzi i powitania na firmowym telefonie
Powitanie telefoniczne ma wiele plusów, zarówno z punktu widzenia firmy, jak i osób dzwoniących. Do najważniejszych możemy zaliczyć między innymi:
- jasną informację, który dział obsługuje moje zapytanie: jest to bardzo przydatna informacja dla osób dzwoniących w sytuacji, gdy posiadamy w przedsiębiorstwie więcej działów;
- sprawniejsza obsługa interesantów: rozdzielenie konkretnych zapytań pozwala na szybsze ich obsłużenie i dzięki temu utrzymanie wysokiej satysfakcji naszych obecnych i potencjalnych klientów;
- łatwość zrozumienia przekazu: profesjonalne nagranie lektorskie powitania elefonicznego jest kluczowe dla naszych odbiorców i pozwala im na łatwiejsze trafienie do odpowiedniego działu. Ze strony firmy korzyść stanowi przede wszystkim jednolity przekaz i brak konieczności ciągłego powtarzania się przez pracownika oddelegowanego do obsługi połączeń przychodzących.
Co powinna zawierać telefoniczna zapowiedź?
Absolutnie niezbędnym elementem powitania na infolinii firmowej jest zawsze informacja o tym, do jakiej firmy dodzwoniła się osoba po drugiej stronie słuchawki, a także informacja o nagrywaniu rozmowy oraz przetwarzaniu danych pod kątem RODO. Jeżeli nasze przedsiębiorstwo jest niewielkie, możemy na tym skończyć i jedynie poprosić o poczekanie na swoją kolej. W przypadku firm operujących więcej niż jednym numerem telefonu (lub takich z wyraźnie wydzielonymi działami zajmującymi się odrębnymi sprawami) dobrze jest dodać menu, w którym dzwoniący będzie mógł wybrać, w jakiej dokładnie sprawie chce się z nami skontaktować. W ten sposób rozładujemy kolejkę oczekujących i ułatwimy naszym pracownikom ich obsługę.
Gdzie szukać najlepszych zapowiedzi i powitań firmowych?
Poza samym faktem istnienia nasza zapowiedź telefoniczna musi również dobrze brzmieć. Pomogą nam w tym profesjonalne nagrania lektorskie, które cechują się bardzo dobrą jakością dźwięku jak i samej dykcji osoby czytającej powitanie. Jest to też zdecydowanie lepsza forma od syntezatora, ponieważ brzmi bardziej naturalnie i zwykle jest lepiej odbierana przez osoby dzwoniące. Ceny nagrań zależą od ich długości, wykorzystanego języka i wielu innych aspektów, jednak warto raz zainwestować większą kwotę, aby później móc korzystać z przygotowanego powitania przez cały czas funkcjonowania naszej firmy.
